État des lieux en location saisonnière : comment le faire pour qu’il serve vraiment ?

Aucune loi n’impose un état des lieux en location saisonnière. Mais sans lui, une retenue sur caution ne repose sur rien : vous devez prouver que le dommage n’existait pas à l’arrivée et qu’il existe au départ. Un document simple, signé ou envoyé au voyageur, accompagné de photos datées pièce par pièce, suffit à faire cette preuve. Cet article donne la méthode et un modèle prêt à l’emploi ; la place de l’état des lieux dans l’ensemble du dispositif, du montant à la restitution, est décrite dans le guide de la caution en location saisonnière.

Est-il obligatoire ? Non, mais il est la seule preuve qui compte

L’état des lieux obligatoire, avec ses mentions et ses délais, est une règle des baux d’habitation de la loi du 6 juillet 1989. Le meublé de tourisme relève d’un autre régime : l’article L324-2 du Code du tourisme impose un contrat écrit et un descriptif du logement, pas d’état des lieux. Vous êtes donc libre de le faire ou non.

Cette liberté est un piège. Le jour où un voyageur repart en laissant une table brûlée par un plat chaud, la question ne sera pas « aviez-vous le droit de retenir ? » mais « pouvez-vous prouver que la table n’était pas déjà brûlée ? ». Sans état des lieux d’entrée, la réponse est non. Le voyageur conteste, et en cas de litige devant le conciliateur ou le juge des contentieux de la protection, c’est à vous qu’incombe la preuve du préjudice.

Il joue aussi dans l’autre sens : un voyageur qui a signé un constat d’entrée contestera rarement une retenue documentée. La plupart des litiges naissent d’un flou de départ, pas d’un désaccord sur les faits.

Quand et comment le faire, y compris en arrivée autonome

Le cas idéal est l’état des lieux contradictoire : vous accueillez le voyageur, vous faites le tour ensemble, vous signez tous les deux. Vingt minutes pour un appartement, quarante pour une maison.

La réalité de la location saisonnière est souvent l’arrivée autonome avec boîte à clés. L’état des lieux reste possible, en décalé. Avant l’arrivée, après le ménage, vous photographiez chaque pièce et chaque équipement sensible, et vous envoyez au voyageur, par e-mail ou par message, le document d’état des lieux d’entrée pré-rempli avec ces photos. Vous lui demandez de signaler par retour toute anomalie dans les heures qui suivent son arrivée, par exemple avant 20 heures le jour même. Passé ce délai sans remarque, l’état constaté par vos photos est réputé accepté, ce que le contrat doit préciser.

Au départ, la même logique s’applique. Vous passez après le voyageur, avant le voyageur suivant, avec l’état des lieux d’entrée en main. Tout écart est photographié et noté. Si le voyageur est encore là, vous signez ensemble ; sinon, vous lui envoyez le constat le jour même.

Prenons Nadia, qui gère trois appartements à Nantes en arrivée autonome. Pour chacun, elle a un jeu de 25 photos de référence prises après le ménage, qu’elle refait dès qu’un meuble change. À chaque entrée, elle envoie le document avec les photos et un délai de signalement. Au départ, sa femme de ménage suit une liste en cinq points par pièce et photographie ce qui diffère. En deux ans, Nadia a retenu quatre fois sur caution, jamais contestée : à chaque fois, elle avait la photo avant et la photo après, horodatées.

Le modèle d’état des lieux en tableau

Un état des lieux de location saisonnière n’a pas besoin de dix pages. Il lui faut l’identification du logement et du séjour, une ligne par pièce avec ses équipements, un état à l’entrée et à la sortie, et les signatures ou l’envoi daté. Voici un modèle que vous pouvez copier et adapter.

État des lieux – [nom du logement, adresse] Séjour du [date d’arrivée] au [date de départ] – Voyageur : [nom, téléphone, e-mail] – Nombre d’occupants : [n] Relevés : électricité [index entrée / sortie] – eau [index entrée / sortie] – clés et badges remis : [nombre]

Pièce	Éléments à vérifier	État à l’entrée	État à la sortie	Photos (n°)	Observations
Entrée	Sol, murs, porte, serrure, interrupteurs	Bon	Bon	1–2
Séjour	Canapé, table, chaises, TV, télécommandes, rideaux, sol	Bon, rayure existante sur table (photo 4)		3–7
Cuisine	Plaques, four, réfrigérateur, lave-vaisselle, vaisselle (inventaire joint), plan de travail, évier	Bon, complet		8–13
Chambre 1	Literie, matelas, sommier, armoire, volets	Bon, linge propre		14–16
Chambre 2	Literie, matelas, sommier, armoire, volets	Bon, linge propre		17–19
Salle de bain	Douche, joints, lavabo, WC, sèche-serviettes, miroir	Bon		20–22
Extérieur	Terrasse, mobilier de jardin, barbecue, piscine, portail	Bon, 4 chaises, 1 table, 2 transats		23–25
Propreté générale	Ménage fait, poubelles vides, vaisselle rangée	Oui

Fait à [lieu], le [date et heure] – Signature du propriétaire ou mandataire : – Signature du voyageur : Ou, en arrivée autonome : document et photos envoyés le [date et heure] par [e-mail / SMS] ; aucune remarque reçue avant le [date et heure limite].

Deux conseils : la colonne « État à l’entrée » doit être honnête, notez les défauts existants, c’est ce qui rend le document crédible ; et la colonne « Photos » relie chaque ligne à ses clichés numérotés, ce qui évite de chercher au moment de la retenue.

Photos datées, signature, envoi : ce qui fait preuve

La valeur d’un état des lieux tient à trois choses : une date certaine, une identification claire de ce qui est constaté, et la trace que le voyageur en a eu connaissance. Trois méthodes coexistent, avec des niveaux de sécurité différents.

Méthode	Date certaine	Trace de la remise au voyageur	Effort	Quand la choisir
Papier signé sur place	Date manuscrite, signatures	Signature du voyageur	Présence physique à l’arrivée et au départ	Accueil en personne, bien de valeur
Photos horodatées + envoi par e-mail ou message	Métadonnées et horodatage de l’envoi	Accusé de l’envoi, réponse éventuelle	Faible	Arrivée autonome, portefeuille de plusieurs biens
Application d’état des lieux avec signature électronique	Horodatage de l’application	Signature électronique, PDF envoyé	Abonnement ou apprentissage	Conciergerie, volume élevé

Sur les photos, quelques règles simples changent tout. Prenez des vues d’ensemble de chaque pièce depuis la porte, puis des gros plans sur ce qui est fragile ou déjà abîmé. Gardez les métadonnées, donc envoyez les fichiers d’origine ou un dossier partagé, pas des captures d’écran. Numérotez-les dans l’ordre du tableau. Et surtout, envoyez-les au voyageur avant son arrivée ou dans l’heure qui suit : une photo qui dort dans votre téléphone n’a pas de date certaine aux yeux d’un tiers, une photo envoyée en a une.

Cette rigueur prend tout son sens au moment de la caution. Quand la caution a été prise en ligne, avec une empreinte bancaire, une pré-autorisation ou un dépôt encaissé, la retenue se fait en capturant ou en débitant le montant exact du préjudice, et le voyageur reçoit le décompte avec les preuves. C’est ici que SuitePay s’articule avec votre état des lieux : la demande de caution que vous envoyez par e-mail et SMS porte une description libre où vous pouvez renvoyer au document d’état des lieux, et la capture partielle après le séjour, jusqu’à 30 jours après la date de fin pour une pré-autorisation, s’appuie sur les photos avant et après que vous avez conservées. Exemple : caution de 500 € en pré-autorisation, deux transats cassés constatés au départ (photos 23 et 24 à l’entrée, 31 et 32 à la sortie), 140 € de remplacement sur facture, 140 € capturés et 360 € libérés le jour même.

Sans état des lieux : que se passe-t-il en cas de dommage ?

Vous n’avez rien fait signer, vous n’avez pas de photos d’entrée, et le voyageur laisse un matelas taché. Que pouvez-vous faire ? Retenir sur la caution reste possible techniquement, mais fragile juridiquement. Le voyageur peut soutenir que la tache existait, et rien ne prouve le contraire. S’il conteste, la retenue sera difficile à défendre devant un conciliateur ou un juge. L’article sur l’encaissement abusif d’une caution après un séjour détaille les recours du voyageur et, en miroir, les pièces que l’hôte doit pouvoir présenter.

Restent des preuves indirectes : les photos de votre annonce, une facture d’achat récente, le témoignage du prestataire de ménage, l’état des lieux de sortie du séjour précédent. Elles aident, mais aucune ne vaut une photo datée envoyée au voyageur le jour de son arrivée.

Le meilleur usage de cette situation est d’en tirer une règle pour la suite : un jeu de photos de référence après chaque ménage, envoyé à chaque voyageur, avec un délai de signalement écrit dans le contrat. Cela prend dix minutes par séjour et transforme chaque retenue future en simple formalité.

Questions fréquentes

L’état des lieux est-il obligatoire en location saisonnière ?

Non. L’obligation concerne les baux d’habitation de la loi de 1989. En meublé de tourisme, seuls un contrat écrit et un descriptif sont exigés. L’état des lieux reste indispensable comme preuve pour toute retenue sur caution.

Le voyageur peut-il refuser de signer ?

Oui. Dans ce cas, envoyez-lui le document et les photos par e-mail ou message avec la date et l’heure, et notez son refus. L’envoi daté fait office de preuve de remise.

Combien de photos faut-il prendre ?

Entre 20 et 40 pour un appartement, davantage pour une maison avec extérieur. Une vue d’ensemble par pièce et un gros plan par équipement fragile ou déjà marqué suffisent.

Peut-on faire l’état des lieux de sortie sans le voyageur ?

Oui, c’est le cas le plus fréquent en arrivée autonome. Faites-le avant le voyageur suivant, photographiez tout écart et envoyez le constat le jour même. Le contrat doit prévoir cette modalité.

Que faire si un dommage est découvert après le voyageur suivant ?

Il devient très difficile de l’attribuer. C’est la raison pour laquelle l’état des lieux de sortie se fait entre deux séjours, jamais après.

Comment SuitePay gère ce cas. La demande de caution envoyée par e-mail et SMS porte une description où vous référencez votre état des lieux ; le voyageur enregistre sa carte sur une page sécurisée, en empreinte bancaire, en pré-autorisation renouvelée automatiquement jusqu’à 3 mois, ou en dépôt encaissé. Après le séjour, vous libérez la caution ou capturez le montant exact justifié par vos photos avant et après, avec la trace de chaque opération.