Vous n’avez pas besoin de terminal de paiement pour prendre une empreinte bancaire. Il suffit d’envoyer au client un lien sécurisé, par SMS ou par e-mail, sur lequel il saisit lui-même sa carte : la carte est enregistrée, rien n’est bloqué ni débité, et vous pourrez débiter plus tard ce que vous justifiez. Cet article détaille la procédure côté professionnel et côté client, avec un modèle de message. Pour comprendre le mécanisme lui-même, sa durée et ses limites, commencez par l’article de fond sur l’empreinte bancaire.
Ce que le mot désigne, et ce qu’il désigne ici
Dans le langage des banques et des prestataires de paiement, « empreinte bancaire » désigne souvent une opération où un montant est réservé sur la carte du client, ce qu’un hôtel fait à l’arrivée en « prenant une empreinte » de 200 €. C’est en réalité une pré-autorisation : le montant est bloqué sur le plafond, sans être débité.
Sur ce site, le terme est employé dans un sens plus strict. L’empreinte bancaire enregistre la carte du client sans rien bloquer ni débiter. Le plafond de sa carte n’est pas impacté. Le professionnel garde la possibilité de débiter tout ou partie du montant plus tard, si les fonds sont disponibles au moment du débit et tant que l’empreinte n’a pas été annulée. Si vous cherchez au contraire à réserver la somme sur la carte pour être sûr qu’elle y sera, le bon outil est décrit dans la page consacrée à la pré-autorisation bancaire.
Pourquoi le terminal n’est pas nécessaire
Un TPE sert à lire une carte présente physiquement. Or une empreinte se prend le plus souvent à distance, avant l’arrivée du client : au moment de la réservation d’un gîte, de la confirmation d’une table de groupe, de la remise d’un vélo électrique. Ce qu’il faut, ce n’est pas un lecteur, c’est une page de paiement sécurisée sur laquelle le client renseigne lui-même son numéro de carte, sa date d’expiration et son cryptogramme.
Cette page est fournie par le prestataire de paiement. Le professionnel ne voit jamais les données de la carte et n’en conserve aucune : il voit seulement qu’une empreinte est active pour tel client, tel montant, telles dates. Les réseaux de cartes, qui autorisent ces opérations, exigent en contrepartie que le client soit informé avant et que tout débit ultérieur corresponde à un préjudice justifié.
La procédure côté professionnel
Prenons Julie, qui loue un chalet à Morzine pour la semaine du 14 février et veut une caution de 500 € sans faire venir un chèque par la poste. Depuis son tableau de bord SuitePay, accessible après vérification de son identité, elle clique sur « Créer une nouvelle demande » et choisit le type Caution. Elle renseigne le montant, 500 €, la devise, la date de début du séjour, la date de fin, et une description courte : « Caution chalet Les Mélèzes, séjour du 14 au 21 février ». Elle sélectionne le mode Empreinte bancaire, puis l’e-mail et le numéro de mobile du client.
La demande part instantanément par e-mail et par SMS. Julie n’a rien d’autre à faire qu’à surveiller le statut : tant que le client n’a pas saisi sa carte, la demande est en attente ; dès qu’il l’a fait, l’empreinte est active. Le jour du départ, si le chalet est rendu en bon état, elle annule l’empreinte. Si une porte de placard est cassée et remplacée pour 80 €, elle débite 80 € sur l’empreinte, facture à l’appui, et annule le reste.
Le même type de demande existe pour un restaurant, sous la forme du No-show, qui est exclusivement une empreinte bancaire : la table est réservée, la carte est enregistrée, rien n’est bloqué, et seule une non-présentation annoncée dans les conditions donne lieu à un débit.
La procédure côté client
Le client reçoit deux messages, un SMS et un e-mail, contenant le même lien. Il clique, arrive sur une page sécurisée qui rappelle le nom du professionnel, le montant, les dates et la description de la demande. Il saisit sa carte, valide l’authentification demandée par sa banque le cas échéant, et reçoit une confirmation. L’opération lui prend deux minutes depuis son téléphone.
Ce qu’il doit savoir, et ce que vous devez lui dire, tient en trois points. Aucun montant ne sera prélevé ni bloqué à cette étape : son plafond reste intact. Un débit ne pourra intervenir que dans le cas prévu au contrat, avec un justificatif. Enfin, ses données bancaires ne transitent jamais par vous et ne sont pas stockées par votre établissement.
Le modèle de message à envoyer
Le lien part automatiquement, mais un message d’accompagnement rédigé par vous rassure le client et évite les questions. En voici un que vous pouvez adapter en SMS, en restant sous 300 caractères.
« Bonjour Marc, votre réservation du chalet Les Mélèzes du 14 au 21 février est confirmée. Comme indiqué dans nos conditions, une caution de 500 € est demandée sous forme d’empreinte bancaire : vous recevez un lien sécurisé pour enregistrer votre carte. Rien n’est bloqué ni prélevé. Merci et à bientôt, Julie. »
Par e-mail, vous pouvez ajouter une phrase sur les conditions de débit : « Un débit ne pourrait intervenir qu’en cas de dommage constaté à l’état des lieux de sortie, sur justificatif transmis. » Cette information préalable, écrite, est celle qu’attendent les réseaux de cartes, et elle est votre meilleure protection si un débit doit un jour être discuté.
Questions fréquentes
Peut-on prendre une empreinte bancaire par téléphone en notant le numéro de carte ?
Non. Noter un numéro de carte sur un papier ou dans un fichier expose le professionnel à une responsabilité lourde en cas de fuite, et de nombreux contrats de prestataires l’interdisent. Le client doit saisir sa carte lui-même sur une page sécurisée.
Combien de temps l’empreinte reste-t-elle valable ?
Elle reste active tant qu’elle n’est pas annulée par le professionnel. Sa durée de vie et ce qui se passe si la carte expire sont traités dans l’article de fond sur l’empreinte bancaire.
Que faire si le débit échoue faute de fonds ?
L’empreinte ne garantit pas la présence des fonds au moment du débit. Si la caution doit couvrir un gros montant ou un long séjour, une pré-autorisation renouvelée automatiquement est plus sûre, car elle réserve la somme sur le plafond.
Y a-t-il des frais pour le client ?
Non. Le client ne paie rien pour enregistrer sa carte : ni frais de service, ni commission. Les frais sont uniquement à la charge du professionnel, sous forme d’une commission sur le montant sécurisé (1,45 % + 0,20 € HT par empreinte bancaire chez SuitePay, sans abonnement ni engagement), détaillée sur la page Tarifs.
Comment SuitePay gère ce cas. Une demande de caution en mode Empreinte bancaire part par e-mail et SMS dès sa création, le client saisit sa carte sur une page SuitePay sécurisée, et vous débitez plus tard tout ou partie du montant depuis votre tableau de bord, ou annulez l’empreinte en un clic. Aucun terminal, aucune donnée bancaire chez vous.
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