Une caution encaissée est un dépôt de garantie réellement débité sur la carte du client et versé immédiatement sur l’IBAN du professionnel, qui rembourse tout ou partie à la fin de la location. C’est l’équivalent moderne du chèque de caution encaissé, et le plus solide des trois modes présentés dans le guide complet de la caution en ligne. Il se justifie pour les gros montants, les séjours longs et les clients dont la carte ne permet pas un blocage fiable. En contrepartie, il vous engage à rembourser dans les règles et à tenir une comptabilité propre de ces sommes.
Ce qu’est une caution encaissée, et en quoi elle diffère des deux autres modes
Le dépôt de garantie, ou caution encaissée, est le seul des trois modes où l’argent change réellement de mains. Le client saisit sa carte, le montant est débité et arrive sur votre compte. Vous détenez alors une somme qui ne vous appartient pas : elle est due au client, sous déduction d’éventuels préjudices justifiés.
Les deux autres modes ne débitent rien. L’empreinte bancaire enregistre la carte sans bloquer ni débiter, avec un débit possible plus tard si les fonds sont disponibles ; voir le fonctionnement de l’empreinte bancaire. La pré-autorisation bloque le montant sur le plafond de la carte sans le débiter, pendant 7 jours renouvelés automatiquement jusqu’à 3 mois, avec une capture possible pendant 30 jours après la date de fin ; voir la pré-autorisation bancaire, du blocage à la capture. Le dépôt encaissé ne dépend ni de la disponibilité future des fonds, ni d’un plafond, ni d’un délai : l’argent est là.
Cet article traite de la courte durée. La location d’habitation longue durée relève de la loi du 6 juillet 1989, avec un dépôt plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide et deux mois en meublé, et une restitution sous un ou deux mois : c’est un autre régime. En location saisonnière et en meublé de tourisme, ces plafonds ne s’appliquent pas, le montant est libre et fixé au contrat.
Quand préférer un dépôt encaissé plutôt qu’un blocage
Trois situations font que le blocage ne suffit plus.
Les gros montants, d’abord. Une pré-autorisation de 3 000 € sur une carte de particulier est souvent refusée, faute de plafond. Un dépôt encaissé de 3 000 € est un paiement ordinaire : si le client a les fonds, il passe. Pour une villa, un camping-car, une voiture haut de gamme, c’est souvent le seul mode réaliste.
Les séjours longs, ensuite. Une pré-autorisation renouvelée automatiquement couvre jusqu’à 3 mois. Au-delà, le dépôt encaissé couvre la durée sans limite de renouvellement, jusqu’au remboursement.
Les clients dont la carte pose problème, enfin : carte étrangère, carte de débit à autorisation systématique, carte prépayée. Ces situations multiplient les refus de pré-autorisation, alors que le dépôt se comporte comme un achat en ligne classique.
| Situation | Empreinte bancaire | Pré-autorisation | Dépôt encaissé |
|---|---|---|---|
| Week-end, montant modeste (moins de 500 €) | Adaptée si le risque est faible | Adaptée | Inutilement lourd |
| Séjour de 1 à 3 mois | Insuffisante | Adaptée, renouvelée jusqu’à 3 mois | Adapté |
| Location de plus de 3 mois | Insuffisante | Impossible sans nouvelle demande | Adapté |
| Montant élevé (plus de 2 000 €) | Risque de fonds insuffisants au débit | Risque de refus pour plafond | Adapté |
| Client étranger, carte prépayée ou de débit | Aléatoire au débit | Souvent refusée | Adapté |
Exemple chiffré : Élodie gère en conciergerie une villa avec piscine près de Montpellier, louée 4 500 € la semaine en août, avec une caution de 3 000 € exigée par le propriétaire. Une pré-autorisation de ce montant serait refusée par la plupart des cartes. Élodie demande donc un dépôt encaissé, une semaine avant l’arrivée, avec la mention « Dépôt de garantie villa Les Oliviers, séjour du 8 au 15 août, remboursé sous 7 jours après l’état des lieux de sortie ». Le client règle, la somme arrive sur l’IBAN de la conciergerie.
Comment encaisser une caution en ligne et la recevoir sur votre IBAN
Encaisser un dépôt en ligne n’exige ni terminal ni chéquier. Vous créez une demande de type caution, choisissez le mode dépôt de garantie, indiquez le montant en euros ou en francs suisses, une date de début, une date de fin si elle est connue, et une description que le client lira avant de payer. Cette description doit dire ce que le dépôt couvre et quand il sera remboursé : c’est ce qui distingue, aux yeux du client, un dépôt d’un paiement définitif.
La demande part instantanément par e-mail et par SMS. Le client ouvre le lien, saisit sa carte sur une page sécurisée, et le montant est débité. Aucune donnée bancaire n’est conservée par le professionnel. Sur SuitePay, la somme est versée immédiatement sur l’IBAN de votre compte, dont l’accès suppose une vérification d’identité (KYC). Les frais et délais applicables sont ceux de la page Tarifs.
Le moment de l’envoi compte : trop tôt, vous immobilisez l’argent du client pour rien ; trop tard, vous remettez les clés sans garantie. Entre trois et sept jours avant l’arrivée est un bon équilibre, en précisant que la remise des clés est conditionnée au règlement du dépôt.
Exemple chiffré : un loueur de camping-cars encaisse un dépôt de 2 500 € pour six semaines. Il envoie la demande dix jours avant le départ : « Dépôt de garantie camping-car AB-123-CD, du 6 juillet au 17 août, remboursement sous 10 jours après restitution et contrôle du véhicule ». Les 2 500 € sont sur son compte avant la remise du véhicule, sans renouvellement ni plafond de carte à surveiller.
Comment rembourser, en totalité ou en partie
Le cas simple, c’est le remboursement intégral. L’état des lieux de sortie est conforme, vous déclenchez le remboursement de la totalité depuis votre tableau de bord, et vous prévenez le client : « État des lieux conforme, votre dépôt de 800 € vous est intégralement remboursé ce jour ; comptez quelques jours ouvrés selon votre banque pour le voir apparaître. »
Le cas délicat, c’est le remboursement partiel. Trois règles s’imposent. Chiffrez précisément : un devis, une facture, un tarif prévu dans vos conditions. Prouvez : photos datées, état des lieux d’entrée et de sortie, échanges écrits. Informez avant de retenir : envoyez au client le détail, les pièces et le montant remboursé, avant de déclencher le remboursement partiel. La méthode complète, motifs admissibles, preuves, message type, est décrite dans comment retenir tout ou partie d’une caution après un séjour.
Exemple chiffré : au départ des locataires de la villa Les Oliviers, Élodie constate un transat cassé et un barbecue plein de cendres, contrairement au règlement remis à l’arrivée. Elle obtient un devis de 120 € pour le transat et applique les 40 € de nettoyage prévus au contrat. Le jour même, elle envoie au client les photos datées, le devis et le décompte : 3 000 € reçus, 160 € retenus, 2 840 € remboursés, puis déclenche le remboursement le lendemain. Si le client contestait, la voie serait l’amiable, puis la mise en demeure, le conciliateur de justice et, en dernier recours, le juge des contentieux de la protection.
Ce que dit la loi, et ce que dit la comptabilité
Le contrat d’abord. En location saisonnière d’un meublé de tourisme, l’article L324-2 du Code du tourisme impose un contrat écrit et un descriptif du logement. Le dépôt de garantie doit y figurer : montant, ce qu’il couvre, modalités de remboursement, méthode de chiffrage des retenues. L’état des lieux n’est pas obligatoire, mais il est votre principale preuve.
L’information préalable ensuite. Le client doit savoir, avant de saisir sa carte, qu’il paie un dépôt remboursable, pour quel montant, et quand il le récupérera : conditions générales de vente, message de confirmation et description de la demande doivent le dire.
La justification enfin. Toute somme conservée doit correspondre à un préjudice justifié, chiffré et prouvé. La règle pèse davantage ici, parce que vous détenez déjà l’argent : le client ne peut pas refuser un débit, il doit obtenir un remboursement.
Ne confondez pas le dépôt avec les sommes versées à la réservation. Selon l’article L214-1 du Code de la consommation, sauf stipulation contraire, les sommes versées d’avance sont des arrhes : le client qui se dédit les perd, le professionnel qui se dédit rembourse le double. Un acompte engage fermement les deux parties. Le dépôt n’est ni l’un ni l’autre : il ne paie pas le séjour, il le garantit, et il est remboursable par nature.
Côté comptabilité, un dépôt encaissé n’est pas un chiffre d’affaires. C’est une dette envers le client jusqu’à son remboursement : dans le plan comptable général, les dépôts et cautionnements reçus vont au compte 165, au passif, et non en produits. Seule la partie conservée à titre de dédommagement, une fois le préjudice justifié, sort de cette logique. En micro-entreprise ou en LMNP, distinguez les dépôts reçus des paiements de séjour, et voyez avec votre expert-comptable le traitement des sommes retenues.
Les erreurs fréquentes
La première erreur est de demander un dépôt encaissé là où une pré-autorisation aurait suffi. Pour un week-end à 300 €, exiger que le client avance la somme est une friction inutile.
La deuxième est de mélanger le dépôt avec l’argent de l’activité. Un professionnel qui a dépensé les dépôts de l’été et peine à rembourser en septembre est en faute, quel que soit son motif.
La troisième est de retenir sans preuve ou sans prévenir. Un décompte envoyé après le remboursement partiel, sans photo ni devis, est le scénario type de la contestation.
Questions fréquentes
Un dépôt encaissé est-il légal en location saisonnière ?
Oui. Le montant est libre et fixé au contrat, à condition d’être annoncé avant le paiement, proportionné, et remboursé sous déduction des seuls préjudices justifiés.
Dans quel délai dois-je rembourser ?
En courte durée, la loi ne fixe pas de délai : c’est votre contrat qui le fait ; les délais d’un ou deux mois de la loi de 1989 concernent la longue durée. Un remboursement sous quelques jours après l’état des lieux est la pratique attendue.
Comment le client récupère-t-il son argent ?
Vous déclenchez le remboursement depuis votre tableau de bord, en totalité ou pour partie. Le délai d’apparition de la somme sur le compte du client dépend de sa banque.
Quels sont les frais d’un dépôt encaissé ?
Ils dépendent du service et du montant. Voir la page Tarifs pour les conditions en vigueur.
Comment SuitePay gère ce cas. Sur SuitePay, le dépôt de garantie est l’un des trois modes d’une demande de caution : le montant est débité et versé immédiatement sur votre IBAN, et vous remboursez tout ou partie depuis votre tableau de bord une fois l’état des lieux fait. La demande part par e-mail et SMS, en euros ou en francs suisses, et le client règle sur une page sécurisée sans que vous voyiez ses données bancaires.
Sécurisez vos locations en créant une caution en 30 secondes
Empreinte bancaire, pré-autorisation ou dépôt de garantie : votre client reçoit un lien par e-mail et SMS, saisit sa carte, et c’est réglé. Sans terminal, sans abonnement, sans engagement.
